Apart otel yazılımı seçerken bakılacak 9 şey

Yazılım seçimi çoğu zaman bir tanıtım toplantısında verilir. Satıcı en güzel ekranı açar, her şey akıcı görünür, toplantı biter. Oysa bir apart işletmesinin yazılımı sınavını ağustosun ikinci cumartesisinde verir: aynı saatte altı çıkış, beş giriş, bir geç çıkış talebi ve telefonda bekleyen bir acente. Aşağıdaki dokuz madde, demo izlerken sormanız gereken soruları o cumartesiyi düşünerek sıralıyor.

1. Birim yapınızı olduğu gibi tanımlayabiliyor mu?

Apart işletmesinde "oda" kavramı yetmez. Stüdyo, bir artı bir, bahçe katı, çatı dairesi; bazıları mutfaklı, bazıları kahvaltılı. Yazılım birim tiplerini, kişi kapasitesini ve her tipin kendi fiyatını ayrı tutabilmeli. Birden çok binanız varsa her binayı ayrı tesis olarak gruplayabilmeli. Demo sırasında kendi en karmaşık binanızı anlatın ve ekranda nasıl duracağını sorun.

2. Zaman çizelgesi gerçekten sürüklenebiliyor mu?

Tape chart dediğimiz birim × gün çizelgesi, ön büronun ana ekranıdır. Bir rezervasyonu başka birime taşımak, süresini uzatmak ya da iki birime bölmek kaç tıklama sürüyor? Taşıma sırasında çakışma, kapasite ve bakım blokesi denetleniyor mu? Bu denetim kaydetmeden önce mi yapılıyor, sonra mı? Sonra yapılıyorsa hata zaten olmuş demektir.

3. Kanal yöneticisi ayrı bir ürün mü, içeride mi?

Online acentelere müsaitlik gönderen katman bazen ayrı bir firmadan, ayrı bir aboneliktir. Bu kötü değildir ama iki sistemin birbirine nasıl bağlandığını sormalısınız. Taşınan bir rezervasyon kanala ne kadar sürede yansıyor? Son birim iki kanaldan satılırsa ne oluyor? Kanal bazında komisyon ve kontenjan tanımlanabiliyor mu? Konunun ayrıntısını kanal yöneticisi sayfasında anlattık.

4. Misafirin kendi işini kendi görebileceği bir portal var mı?

Misafirin varış saatini bildirmesi, kimlik bilgilerini girmesi, Wi-Fi şifresini ve kapı kodunu görmesi, ek hizmet satın alması resepsiyonun yükünü ciddi biçimde azaltır. Portal ayrı bir uygulama indirmeyi gerektirmemeli; rezervasyon kodu ve soyadıyla tarayıcıda açılmalı. Demo sırasında portalı telefonunuzda açmayı isteyin.

5. Temizlik listesi nereden geliyor?

Kat hizmetleri listesi elle hazırlanıyorsa yazılım işin yarısını yapıyor demektir. İyi bir sistemde liste rezervasyonlardan türetilir; çıkış, kalış ve derin temizlik ayrılır, aynı gün girişi olan birimler öne alınır. Temizlik ekibinin telefonda kullanacağı sade bir ekran olmalı.

6. Mülk sahibine ne gösterebiliyorsunuz?

Sahiplerinden daire devralan işletmeler için bu madde belirleyicidir. Sahibin kendi dairesinin doluluğunu, gelirini, kesilen komisyonu ve aylık dökümünü kendi başına görebileceği bir ekran var mı? Sahip kendi kullanım günlerini bloke edebiliyor mu? Döküm elle Excel'de mi hazırlanıyor, sistemden mi çıkıyor?

7. Fiyat mantığınızı yazabiliyor musunuz?

Sezon tablosu her yazılımda vardır. Hafta sonu farkı, minimum gece kuralı, uzun konaklama indirimi, erken rezervasyon ve doluluk eşiğine göre artış da tanımlanabiliyor mu? Daha önemlisi, bir gecenin fiyatının hangi katmanlardan oluştuğunu ekranda görebiliyor musunuz? Göremiyorsanız ekibinize bir fiyatı açıklayamazsınız.

8. Veri kimin, nerede duruyor?

Misafir verisi kişisel veridir. Sunucunun nerede olduğu, yedeklerin nasıl alındığı, sözleşme bittiğinde verinizi hangi biçimde alacağınız yazılı olmalı. Rezervasyon, misafir ve kasa kayıtlarını düz bir dosya olarak dışa aktarabildiğinizden emin olun. Ayrıca her işlemin kim tarafından, ne zaman yapıldığını gösteren bir işlem günlüğü olup olmadığına bakın.

9. Kurulum ne kadar sürüyor, kim yapıyor?

Birimlerin, fiyatların, kanalların ve mevcut rezervasyonların taşınması kimin işi? Personel eğitimi dahil mi? Kurulumun sezon ortasına denk gelmemesi için takvimi baştan konuşun. Hazır bir paketin kurulumu birkaç gün sürebilir; işletmeye özel uyarlanan bir yazılımın kapsamı netleştikten sonra en fazla bir ay içinde teslim edilebilmesi gerekir.

Sık atlanan üç soru

Dokuz maddenin dışında, toplantılarda nadiren sorulan ama sonradan önem kazanan üç konu daha vardır. Birincisi rol ve yetki ayrımıdır. Temizlik personelinin kasa ekranını, resepsiyonun da mülk sahiplerinin ödemelerini görmesine gerek yoktur. Yazılımın her rol için ayrı bir ekran seti sunup sunmadığına, yetkilerin kişi bazında daraltılıp daraltılamadığına bakın.

İkincisi, ekranların tablette ve telefonda nasıl göründüğüdür. Apart işletmesinde işin önemli kısmı masa başında değil, bahçede, merdivende ya da otoparkta yapılır. Ön büro ekranı yatay bir tablette rahat kullanılabilmeli, temizlik listesi tek elle telefonda işaretlenebilmelidir. Demo sırasında ekranları kendi telefonunuzda açmayı isteyin; sunum bilgisayarının geniş ekranında her şey iyi görünür.

Üçüncüsü, sistemin size söylediği şeyleri sizin değiştirebilmenizdir. Onay e-postasındaki metin, ev kuralları, iptal politikası cümlesi, sitedeki duyuru bandı gibi içerikleri her seferinde yazılım firmasından istemek zorunda kalmamalısınız. Bu metinlerin panelden düzenlenip anında siteye yansıması, sezon içinde hızlı hareket etmenizi sağlar.

Satıcıya değil, kullanıcıya sorun

Mümkünse yazılımı bir sezon boyunca kullanmış başka bir işletmeyle konuşun. Destek talebine ne kadar sürede dönüldüğü, sezon ortasında yapılan bir güncellemenin bir şeyi bozup bozmadığı, kurulumda söz verilenlerin ne kadarının gerçekleştiği gibi soruların cevabı tanıtım toplantısında alınamaz.

Kısa bir deneme planı

Toplantıdan sonra size verilen demo hesabında şu üç senaryoyu kendiniz deneyin: bir rezervasyonu başka birime taşıyın ve kanal ekranında değişikliğin nasıl göründüğüne bakın; bir çıkış yapın ve temizlik listesine düşüp düşmediğini kontrol edin; bir sahip dairesine rezervasyon ekleyin ve sahibin dökümünün değişip değişmediğini görün. Bu üç senaryo sorunsuz çalışıyorsa yazılım, cumartesi sınavını büyük ihtimalle geçecektir.

İmbatya demosu bu senaryoları baştan sona denemeniz için hazırlandı. Panel girişinden bir rol seçerek başlayabilirsiniz.