Apart otel PMS: birim × gün zaman çizelgesi

Otel PMS'i apart işletmesine uydurmak neden zor?

Klasik otel PMS'leri tek binalı, aynı tipte odaları olan, gece boyu resepsiyonu açık bir otel varsayımıyla tasarlanır. Apart ve pansiyon işletmesinin günlük gerçeği farklıdır: bir bina mutfaklı stüdyolardan, diğeri bahçeli iki yatak odalı dairelerden oluşur; bir kısmı da sahibine ait, size yalnızca yönetimi emanet edilmiş bağımsız evlerdir. Resepsiyon çoğu zaman tek kişidir, akşam altıdan sonra kapıyı akıllı kilit karşılar. Bu yüzden bir apart otel yazılımı önce birimleri doğru gruplamalı, sonra tek bakışta "bu hafta nerede boşluk var" sorusunu yanıtlamalıdır.

İmbatya demosundaki PMS bu ihtiyaçtan yola çıkar. Her tesis kendi grubu olarak katlanabilir; birimler tipine göre sıralanır; satırların üzerinde rezervasyonlar renkli çubuklar hâlinde durur. Çubuğun üzerindeki kısaltma rezervasyonun hangi kanaldan geldiğini söyler: Site, OTA-1, Acente, Telefon ya da Sahip. Böylece ön büro, bir gecenin neden boş kaldığını ya da bir birimin neden hep aynı kanala gittiğini ekranı kaydırırken görür.

Sürükle-bırak taşıma, uzatma ve bölme

Misafir "bir alt kata geçebilir miyiz?" diye sorduğunda yapılacak iş, çubuğu tutup başka satıra bırakmaktır. Sistem bırakmadan önce hedef birimin o tarihlerde boş olup olmadığını, kişi kapasitesinin yetip yetmediğini ve birimin bakım ya da sahip kullanımı için kapalı olup olmadığını denetler. Uygun değilse çubuk kırmızı çerçeveyle geri döner ve nedeni yazılır. Uygunsa taşıma yapılır, işlem günlüğüne kimin hangi saatte taşıdığı düşer.

Uzatma için çubuğun sağ kenarı çekilir; yeni çıkış tarihine kadar boşluk yoksa uyarı verilir. Bölme ise uzun konaklamalarda işe yarar: on gece kalacak bir aile için aynı birimde yalnızca altı gece boşluk varsa, kalan dört gece başka bir birime ayrılır ve iki parça aynı rezervasyon kodunda birbirine bağlı kalır. Fatura ve misafir portalı tek kodu görmeye devam eder.

Tek rezervasyon, birden çok birim

Aile ve arkadaş grupları sık sık iki ya da üç birimi birlikte ister. Sitedeki sepet bu birimleri tek bir rezervasyon grubunda toplar; zaman çizelgesinde de aynı grubun çubukları birbirine bağlı görünür. Ön büro grubun bir birimini taşıdığında diğerleri yerinde kalır, ama grup özeti her zaman toplam tutarı ve depozitoyu doğru gösterir.

Ön büro, giriş ve çıkış

Zaman çizelgesi planlama ekranıdır; günün işi ise ön büro listesinde akar. Bugün girecekler, konaklayanlar ve çıkacaklar ayrı sütunlarda durur. Ön check-in'i tamamlamış misafirin yanında onay işareti görünür; tamamlamamış olana portal bağlantısı tek dokunuşla yeniden gönderilir. Çıkış yapılan birim otomatik olarak "kirli" duruma geçer ve kat hizmetlerinin listesine çıkış temizliği olarak düşer.

Misafir kimlik bildirimi için gereken bilgiler de buradan toplanır. Demo, resmî sistemin arayüzünü taklit etmez; seçilen günün kayıtlarından yükleme dosyası hazırlar. Gerçek kurulumda bu adım işletmenin yetkisiyle ve resmî kanal üzerinden yapılır.

Arama ve rezervasyon kartı

Çizelgede bir çubuğa dokunulduğunda rezervasyon kartı açılır. Kartta misafirin adı, kişi sayısı, kanal, ödenen depozito, kalan tutar, ön check-in durumu ve misafirle yapılan yazışmalar bir arada görünür. Ödeme almak, notu güncellemek ya da rezervasyonu iptal etmek için başka bir ekrana geçmek gerekmez. Rezervasyon kodu, misafir soyadı ya da telefonuyla yapılan arama da aynı kartı açar; telefonda bekleyen misafire saniyeler içinde cevap verilir.

İşlem günlüğü

PMS'te yapılan her değişiklik, yapan kişinin adı ve rolüyle birlikte işlem günlüğüne yazılır: kim hangi rezervasyonu taşıdı, kim ödeme aldı, kim iptal etti. Vardiya değişiminde ya da bir anlaşmazlıkta "bunu kim yaptı?" sorusunun cevabı aramaya gerek kalmadan bulunur. Grup yöneticisi günlüğü tesis ve kişi bazında süzebilir.

Site ile aynı veri

Zaman çizelgesi ile sitedeki müsaitlik araması aynı veriyi kullanır. Çizelgede bir birim bakıma alındığında sitedeki arama sonucundan da düşer; siteden yapılan bir rezervasyon çizelgede anında çubuk olarak belirir. İki ayrı sistemi elle eşitleme ihtiyacı yoktur.

Kimler için uygun?

Birkaç binası olan apart işletmeleri, odaları farklı tipte olan butik pansiyonlar ve sahiplerinden daire devralıp kısa dönem kiraya veren yönetim şirketleri bu yapıdan doğrudan yararlanır. Tek tesisli küçük işletmeler için de aynı ekran sade hâlde çalışır; tesis süzgeci tek seçenekle açılır.