Kat hizmetleri ve bakım yazılımı

Temizlik listesi neden elle yazılmamalı?

Bir apart işletmesinde sabah ilk iş, günün temizlik listesini çıkarmaktır: hangi daireden misafir çıkıyor, hangisinde misafir kalmaya devam ediyor, hangisine öğleden sonra yeni misafir girecek. Bu liste elle yazıldığında son dakika değişiklikleri kaçar; geç çıkış onaylanmış bir dairenin ekibi kapıda bekler, erken girişli bir birim zamanında hazırlanmaz.

İmbatya demosunda temizlik listesi yazılmaz, rezervasyonlardan türetilir. Bugün çıkışı olan her birim için çıkış temizliği, konaklama süren birimler için kalış temizliği, belirli aralıklarla da derin temizlik görevi oluşur. Rezervasyon taşındığında, uzatıldığında ya da iptal edildiğinde liste kendini yeniler. Ekip lideri yalnızca görevleri kişilere dağıtır.

Görev türleri ve süreler

Her görev türünün tahmini bir süresi vardır: çıkış temizliği en uzun, kalış temizliği daha kısa sürer; derin temizlik ise birkaç saatlik bir iştir. Bu süreler sayesinde ekranın üstünde günün toplam iş yükü ve kişi başına düşen süre görünür. Aynı gün içinde girişi olan birimler "öncelikli" olarak işaretlenir, böylece ekip önce yeni misafirin geleceği daireye gider.

Mobil görev ekranı

Temizlik personelinin masa başında oturacak vakti yoktur. Mobil görev ekranı telefonda tek elle kullanılacak şekilde tasarlandı: sıradaki birim büyük harflerle üstte durur, altında yapılacaklar listesi ve "başladım", "bitti", "sorun var" düğmeleri vardır. Bitti denildiğinde birim "kontrol" durumuna geçer; kat sorumlusu kontrol edip onayladığında "temiz" olur ve ön büro birimin hazır olduğunu anında görür.

Sorun bildirildiğinde kısa bir not ve fotoğraf eklenir; kayıt bakım ekibinin listesine arıza olarak düşer.

Oda durumu ve stok

Kat hizmetleri ekranı her birimin durumunu dört renkte gösterir: temiz, kirli, kontrol bekliyor, arızalı. Çamaşır ve sarf sekmesinde nevresim, havlu, şampuan, kahve kapsülü gibi kalemlerin tesis bazında stoğu tutulur; eşiğin altına düşen kalem kırmızıyla işaretlenir. Stok hareketi kimin, ne zaman, kaç adet aldığıyla birlikte kaydedilir.

Bakım: arıza, iş emri, bloke

Klima su damlatıyor, duş bataryası kaçırıyor, balkon kapısı kapanmıyor. Bakım ekranında bu kayıtlar önceliğe göre sıralanır. Bir arıza birimi kullanılamaz hâle getiriyorsa kayıt sırasında birim belirli bir süre için bloke edilir; bloke zaman çizelgesine ve kanallara yansır, birim satıştan çıkar. İş tamamlandığında blok kaldırılır, harcama varsa birime yazılır. Birim bir mülk sahibine aitse bu gider sahibin aylık dökümünde de görünür.

Ön büro ile bağlantı

Kat hizmetleri ve ön büro aynı veriyi gördüğü için aralarındaki telefon trafiği azalır. Resepsiyon bir misafire erken giriş onaylamadan önce birimin durumuna bakar; birim temizse onay verir, kirliyse kat hizmetlerine öncelik işareti gönderir. Geç çıkış onaylandığında ilgili birimin görevi listenin sonuna kayar ve ekip lideri bunu ayrıca söylemek zorunda kalmaz.

Sezon başı hazırlığı

Sezon açılmadan önce tüm birimlerin derin temizlikten geçmesi gerekir. Bu görevler toplu olarak tanımlanabilir ve tesis bazında ilerleme yüzdesiyle izlenir. Hangi birimin hazır, hangisinin beklediği tek bakışta görülür; hazır olmayan birim satışa açılmadan önce uyarı verilir.

Ekip lideri için tablo

Günün sonunda ekip lideri kimin kaç görev tamamladığını, ortalama sürelerin nerede aştığını ve hangi birimlerin sık arıza verdiğini görür. Bu tablo kimseyi suçlamak için değil, iş yükünü dengeli dağıtmak ve sezon öncesi hangi dairelere yatırım gerektiğini görmek içindir.